PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES
Introduction
La Mutuelle Pontoise s’engage dans le cadre de ses activités et conformément à la législation en vigueur en France et en Europe, à assurer la protection, la confidentialité et la sécurité des données à caractère personnel des clients et utilisateurs de ses services, ainsi qu’à respecter leur vie privée.
La présente Politique vous informe sur la façon dont la Mutuelle de Pontoise traite vos données personnelles. Elle est notamment applicable aux clients et utilisateurs des services et du site de la Mutuelle de Pontoise.
A ce titre, aucune information personnelle vous concernant n’est divulguée à des tiers sans votre consentement préalable.
La Mutuelle de Pontoise en sa qualité de responsable de traitement, respecte les engagements suivants :
· Vos données sont utilisées uniquement pour des finalités explicites, légitimes et déterminées en lien avec nos différents métiers ;
· Nous traitons uniquement les données qui nous sont utiles ;
· Nous ne conservons pas vos données au-delà de la durée nécessaire pour les opérations pour lesquelles elles ont été collectées, ou de celles prévues par les dispositions légales applicables, en vertu du principe de conservation limitée des données ;
· Nous vous informons, de manière claire et transparente, que ce soit lors de l’établissement d’un devis ou de la souscription d’un contrat, notamment sur : la finalité du traitement de vos données, le caractère facultatif ou obligatoire de vos réponses dans les formulaires et sur vos droits en matière de protection des données ;
· Nous assurons la confidentialité et la sécurité de vos données au moyen de mesures techniques et organisationnelles, aussi bien physiques et logiques, conformes aux règles de l’art et aux normes qui nous sont imposées.
Conformément à la règlementation en vigueur, et en particulier au règlement général sur la protection des données n°2016/679 du 27 avril 2016, les informations que vous communiquez à la Mutuelle de Pontoise ou que nous collectons sont décrites dans le présent document.
Vous pouvez contacter les services du Délégué à la Protection des Données (DPO) par mail à l’adresse suivante : info.cnil@klesia.fr ou par voie postale KLESIA- SERVICE INFO CNIL- CS 30027- 93108 Montreuil Cedex.
1 - DEFINITIONS
Donnée à caractère personnel
Toute information, identifiant directement ou indirectement une personne physique (par exemple : nom, prénom, numéro de téléphone, photographie, date de naissance, commune de résidence, empreinte digitale etc.).
Donnée de santé
Donnée indiquant l’état de santé physique ou mental d’une personne, y compris la fourniture de services de soins de santé, qui révèle des informations sur son état de santé.
Donnée médicale
Donnée qui est recueillie ou produites à l’occasion d’activités de prévention, de diagnostic, de soins ou de suivi social ou médico-social.
2 - FINALITES DES TRAITEMENTS : POURQUOI NOUS UTILISONS VOS DONNEES ?
Les données que nous collectons dans le cadre des contrats que nous proposons sont utilisées par la Mutuelle de Pontoise pour l’une/les finalité(s) suivante(s) :
· L’étude des besoins spécifiques de chaque client afin de proposer des contrats adaptés
· L’examen, l’acceptation, le contrôle et la surveillance du risque
· La gestion des contrats de la phase précontractuelle à la résiliation du contrat
· L’exécution des garanties des contrats
· L’élaboration des statistiques et études actuarielles
· L’exercice des recours et la gestion des réclamations
· L’exécution des dispositions légales, réglementaires et administratives en vigueur
Nous sommes également amenés à collecter vos données dans le cadre des opérations relatives à la gestion de nos clients et à la prospection commerciale (ancienne Norme simplifiée n°56 de la CNIL).
Ces traitements pourront faire l’objet, autant que de besoin, du recueil de votre consentement exprès et préalable, que vous pourrez retirer à tout moment.
Les traitements concernés sont en particulier :
· Les opérations relatives à la gestion des clients (programme de fidélité, suivi de la relation client)
· La gestion d’opérations techniques de prospection (ce qui inclut notamment les opérations techniques comme la normalisation, l’enrichissement et la déduplication)
· La sélection de personnes pour réaliser des actions de fidélisation, de prospection, de sondage, de test produit ou services et de promotion
· La réalisation d’opérations de sollicitations
· L’élaboration de statistiques commerciales
· La cession, la location ou l’échange des données relatives à l’identification des clients ou prospects pour améliorer le service au client en proposant des produits ou services permettant de réduire la sinistralité ou d’offrir un contrat ou une prestation complémentaire
· La gestion des droits relatifs à vos données à caractère personnel
Nous utilisons également vos données dans le cadre de la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme ainsi que contre la fraude à l’assurance, conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables aux organismes d’assurance dont nous faisons partie.
3 - FONDEMENTS JURIDIQUES DES TRAITEMENTS DE DONNEES
Les fondements juridiques qui nous autorisent à utiliser vos données dans les conditions de la présente Politique, sont les suivants :
· Le consentement que vous nous accordez lorsque votre accord est nécessaire pour utiliser vos données (par exemple, la communication électronique d’informations commerciales) ;
· Lorsque l’utilisation de vos données est nécessaire pour respecter nos obligations dans le cadre d’un contrat conclu avec vous ;
· Lorsque l’utilisation de vos données est nécessaire pour servir nos intérêts légitimes (par exemple, pour assurer la sécurité de nos sites internet ; assurer la sécurité de notre personnel et de nos visiteurs ; effectuer et recevoir des paiements) ;
· Lorsque l’utilisation de vos données est nécessaire pour le respect d'une obligation légale (par exemple : lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme, lutte contre la fraude en assurance, connaissance du client à qui nous fournissons des prestations etc.).
4 - CATEGORIES DE DONNEES QUE NOUS COLLECTONS
Le traitement de données que nous réalisons conformément aux finalités décrites ci-dessus, concerne les catégories de données suivantes :
· Les données relatives à votre identification (état civil ; coordonnées postales, électroniques et téléphoniques, nationalité, date et lieu de naissance, numéro d’identification client, relevé d’identité bancaire) ;
· Les données relatives à l’entreprise, dans le cadre d’un contrat collectif (SIRET, nom du représentant légal, adresse du siège social…) ;
· Les données relatives à votre situation familiale, économique, patrimoniale et financière ;
· Les données relatives à la situation professionnelle ;
· Les données nécessaires à l’appréciation du risque ;
· Les données liées à la passation, l’exécution et à la gestion du contrat ;
· Les données relatives à la détermination ou à l’évaluation des préjudices et des prestations (données liées au sinistre ; des données liées aux victimes etc.) ;
· Les données relatives à la vie personnelles, aux habitudes de vie, et aux usages des biens en relation avec les risques assurés ou les services proposés ;
Les données concernant votre santé (données nécessaires à la protection sociale complémentaire en lien avec les organismes de sécurité sociale, notamment le NIR).
5 - DESTINATAIRES
Dans le cadre de la gestion de votre contrat, nous pouvons être amenés à communiquer vos données à des destinataires en fonction de la base légale du traitement de vos données.
Ainsi, pour la gestion de votre contrat, vos données peuvent être communiquées aux destinataires suivants :
· Les membres habilités de notre personnel chargés de la passation, la gestion et l’exécution des contrats ;
· Les éventuels délégataires de gestion, intermédiaires d’assurance, partenaires, prestataires ;
· Les Co assureurs et réassureurs ainsi que les organismes professionnels et les fonds de garanties ;
· Les éventuelles personnes intéressées au contrat : souscripteurs, assurés, bénéficiaires des contrats et s’il y a lieu, leurs ayants droits et représentants ;
· Les personnes intervenant au contrat tels que les avocats, experts, auxiliaires de justice et officiers ministériels, curateurs, tuteurs, enquêteurs et professionnels de santé, médecins conseils et le personnel habilité.
Dans le cadre du respect par la Mutuelle de Pontoise, de ses obligations légales, nous pouvons être amenés à transmettre vos données aux destinataires suivants :
· Les organismes sociaux lorsque les régimes sociaux interviennent dans le règlement des sinistres ou lorsque les organismes d’assurance offrent des garanties complémentaires à celles des régimes sociaux ;
· Les organismes et associations pratiquant la prévention, l’action sociale ou la gestion de réalisations sanitaires et sociales ;
· S’il y a lieu les juridictions concernées, les arbitres, les médiateurs ;
· Les ministères concernés, autorités de tutelle et de contrôle et tous organismes publics habilités à les recevoir ;
Les services chargés du contrôle tels que les commissaires aux comptes et les auditeurs ainsi que les services chargés du contrôle interne.
6 - LE TRAITEMENT AUTOMATISE DE DONNEES A CARACTERE PERSONNEL
Par ailleurs, les données personnelles recueillies sur le site de la Mutuelle de Pontoise, et applications mobiles ne font pas l'objet de traitements automatisés.
7 - TRANSFERTS DE DONNEES EN DEHORS DE L'UNION EUROPEENNE
Les données à caractère personnel que nous traitons, ne font l’objet d’aucun transfert en dehors de l’Union Européenne.
Si un transfert de données en dehors de l’Union Européenne devait être envisagé, la Mutuelle de Pontoise :
· S’assurera de mettre en œuvre des garanties appropriées, notamment par la conclusion de règles d'entreprise contraignantes et/ou de clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne afin de garantir des droits opposables et effectifs pour les personnes concernées ;
· Informera les personnes concernées des modalités dudit transfert.
8 - DUREES DE CONSERVATION DE VOS DONNEES
Nous conservons vos données pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire aux fins pour lesquelles elles sont traitées, dans le respect des durées légales de prescription. Les durées de conservation applicables sont les suivantes :
- Les données nécessaires à la passation, l’exécution et la gestion du contrat sont conservées pendant le temps nécessaires aux finalités précitées, puis 2 à 5 ans à compter de la fin du contrat ; 10 ans pour les contrats d’assurance-vie.
- Les données nécessaires à la gestion de la relation commerciale sont conservées pendant toute la durée de la relation commerciale, puis 3 ans maximum après le dernier contact à l’initiative du prospect ;
- Les données nécessaires à la lutte contre la fraude sont conservées 6 mois à compter de l’émission de l’alerte puis supprimées si elles n’ont reçu aucune qualification. En cas d’alerte pertinente, les données sont conservées 5 ans à compter de la clôture du dossier de fraude.
- Les données nécessaires à la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme sont conservées 5 ans à compter de la clôture du compte ou de la cessation de la relation.
9 - VOS DROITS
Conformément à la réglementation en vigueur, vous avez le droit de :
· Demander l’accès et/ou l’envoi d’une copie de certaines données vous concernant ;
· Vous opposez au traitement de vos données à des fins de marketing direct (y compris tout traitement de marketing direct basé sur le profilage) - droit d’opposition ;
· Mettre à jour des données obsolètes ou incorrectes qui vous concernent - droit de rectification ;
· Supprimer certaines données que nous détenons sur vous - droit à l’oubli ;
· Limiter la façon dont nous traitons et divulguons certaines de vos données – droit de limitation ;
· Transférer vos données vers un prestataire de services tiers – droit à la portabilité ;
· Retirer à tout moment votre consentement accordé pour un traitement fondé sur votre consentement, étant précisé que l’exercice de ce droit ne porte pas atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement accordé avant le retrait de celui-ci – droit d’opposition ;
· Définir auprès de la personne de confiance que vous avez désignée, des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos données après votre décès.
Nous apporterons une attention particulière à vos demandes, que nous prendrons le temps d’étudier et vous communiquerons notre réponse dans le respect des délais légaux.
Veuillez noter, toutefois, que certaines données peuvent être exclues de ces demandes dans certaines circonstances, notamment si nous devons continuer à traiter vos données pour servir nos intérêts légitimes ou respecter une obligation légale.
Un justificatif d’identité pourra vous être demandé afin de confirmer votre identité, en cas de doute.
Vous pouvez exercer les droits décrits ci-dessus en écrivant à mutuelledepontoise@fmp.fr ou Mutuelle de Pontoise, 77 bis rue de Gisors, Résidence Wimbledon, 95300 PONTOISE. En cas de désaccord concernant l’utilisation que nous faisons de vos données personnelles, nous vous invitons à contacter nos services afin d’exposer vos demandes.
Conformément aux dispositions de l'article L. 561-45 du code monétaire et financier, le droit d'accès aux traitements mis en œuvre aux seules fins de l'application des dispositions relatives à la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme s'exerce auprès de la CNIL via une procédure de droit d'accès indirect en écrivant à l’adresse rappelée ci-dessous. Les traitements mis en œuvre afin d'identifier les personnes faisant l'objet d'une mesure de gel des avoirs ou d'une sanction financière restent soumis à la procédure de droit d’accès direct auprès du responsable de traitement.
En tout état de cause, il vous est possible de saisir directement la CNIL à l’adresse suivante : 3, place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris Cedex 07.
10 - GESTION DES COOKIES
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Un cookie est un fichier texte déposé, sous réserve de votre accord exprès ou tacite, sur votre terminal de connexion (ordinateur, tablette, Smartphone etc.) lorsque vous utilisez le présent site.
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Pour vous permettre de maitriser l’utilisation de vos données à travers les cookies, nous vous invitons à consulter notre page « Gestion des cookies » disponible sur le site notre Internet klesia.fr dont vous trouverez le lien ci-après : https://www.klesia.fr/cookies-et-statistiques.
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11 - MISE A JOUR
La Mutuelle de Pontoise se réserve la possibilité de modifier la présente Politique de protection des données à caractère personnel, sans que les modifications ou suppressions éventuelles n'ouvrent droit ni à indemnité, dommage-intérêts ou obligation quelconque. Il appartient donc aux visiteurs des sites du groupe KLESIA et clients de vérifier lors de chaque connexion le contenu de la présente politique.